Les questions à se poser avant de se lancer dans un chantier d'informatisation.
Informatiser sa bibliothèque est une démarche importante, qui nécessite un travail important en amont, mais qui permet d'améliorer les services offerts aux usagers tout en optimisant la gestion de la bibliothèque.
L'informatisation d'une bibliothèque consiste à informatiser la gestion de la bibliothèque (prêts, retours, recherches, réservations...) Il ne s'agit pas de la mise à disposition d'un poste de consultation Internet ou d'accès aux logiciels bureautiques.
Une informatisation implique 3 prérequis :
- un local dédié à la bibliothèque
- un fonds suffisamment renouvelé
- un personnel formé, capable d'évaluer le fonctionnement de la bibliothèque.
C'est un chantier de longue haleine, qui induit des coûts, une réflexion approfondie et une grande rigueur dans la méthodologie.
Pourquoi informatiser sa bibliothèque ? Les objectifs
Améliorer les services aux lecteurs :
Le temps dégagé par le prêt informatisé permet aux bibliothécaires d'accueillir leur public dans de meilleures conditions, et d'être plus disponible pour orienter, conseiller les lecteurs, proposer des animations, etc.
La gestion des transactions (prêt / retour) ainsi que des retards est plus rapide et plus efficace, et on constate moins d'attente lors des pics d'affluence.
Les recherches, les réservations et les statistiques sont aussi facilitées et optimisées.
Cela permet également d'apporter de nouveaux services, comme de relayer les ressources numériques de la MD82 si la bibliothèque est éligible. Les lecteurs peuvent également être plus autonomes en accédant directement à leur compte lecteur, pour réserver, prolonger des documents si le logiciel comprend un catalogue en ligne. La bibliothèque peut mettre facilement à disposition des listes de nouveautés, des bibliographies thématiques...
Améliorer le travail en interne :
- les tâches manuelles répétitives, souvent chronophages, sont supprimées (statistiques manuelles, classement des fiches de prêt...) ;
- l'inventaire est plus fiable, le catalogage est plus rigoureux et rapide avec la récupération de notices ;
- les inscriptions et la gestion des comptes lecteurs sont plus aisées ;
- la communication aux lecteurs se trouve facilitée avec la possibilité de mailings, lettres d'information, gestion des retards automatisée ;
- cela procure une aide non négligeable pour la médiation et la valorisation du fonds avec la possibilité d'éditer des listes, des bibliographies, d'effectuer des recherches ciblées ;
- de nouveaux outils permettent de mieux évaluer l'activité de la bibliothèque (taux de rotation des documents, statistiques sur le fonds, les emprunts et les lecteurs).
Les préalables à l'informatisation
Les questions à se poser en amont :
- Est-ce que je dispose de locaux dédiés à la bibliothèque ? Comment sont-ils aménagés ?
- Ai-je déjà des ordinateurs ? Combien ? Avec quelle configuration ? Ou dois-je en acquérir ?
- Quelle est mon installation électrique / informatique existante ? (prises électriques et informatiques, matériel, réseau, serveur, etc.) ? Y a-t-il un service informatique dans la collectivité sur lequel m'appuyer ?
- Suis-je formé(e) à la gestion d'une bibliothèque ? Ai-je suivi la formation initiale proposée par la MD82 ? Si non => se former avant tout projet d'informatisation.
- Quelles fonctionnalités informatiser ? (catalogage, prêt, bulletinage, gestion des acquisitions, etc.)
- Quels sont les besoins des lecteurs ?
- Faut-il rendre le catalogue de la bibliothèque accessible en ligne ?
- Évaluation de la charge de travail : quel est l'état de mon fonds existant à cataloguer ? Combien de documents ? => Désherbage à prévoir le cas échéant, ainsi que recotation éventuelle.
- Puis-je gérer un projet d'informatisation avec mon équipe actuelle ? Faut-il réorganiser des postes de travail ou envisager l'embauche de personnel qualifié ?
- Appui de ma collectivité : ai-je parlé de mon projet à ma tutelle ? De quels appuis techniques et administratif puis-je disposer ?
- Quel calendrier global envisage-je ?
- Évaluation des coûts : ai-je fait une estimation du coût du logiciel, du matériel, du coût humain ?
- Prise de conscience des délais d'une informatisation : sera-t-il possible de fermer la bibliothèque au public pendant une durée plus ou moins longue si nécessaire ?
Comment ? Le matériel nécessaire
- un PC - ou plusieurs - présentant les caractéristiques requises pour un bon fonctionnement du logiciel (caractéristiques communiquées par le prestataire)
- les périphériques nécessaires : douchette, imprimante
- des étiquettes de codes à barres pour les documents
- des cartes de lecteurs munies d'un code à barres différent de celui des documents.
- une bonne connexion internet
Dépenses à prévoir
Lors de l'informatisation :
- dépenses matérielle : ordinateur(s), douchette, imprimante, fournitures diverses (codes-barres documents, cartes de lecteurs)
- dépenses logiciel : achat du logiciel si solution payante, coût de la formation à l'utilisation du logiciel (ainsi que de la reprise de donnée en cas de réinformatisation).
Subventions possibles :
Aide en investissement : (ré)informatiser une bibliothèque ou un réseau. Voir les aides de la MD.
Après l'informatisation, prévoir des dépenses annuelles :
- maintenance annuelle du logiciel
- maintenance du matériel
- fournitures (codes-barres, cartes de lecteurs, étiquettes de cote...)
Les étapes de l'informatisation
Cerner son besoin :
- répondre aux questions préalables
- visiter des bibliothèques équipées de solutions différentes pour voir comment elles fonctionnent
- désherber son fonds propre
Exprimer son besoin à travers un cahier des charges :
- Éléments de contenu : présentation de la bibliothèque, ses collections, ses usagers, son activité et de son contexte ; descriptif des fonctionnalités attendues et des tableaux de réponses.
- Exemples de cahiers des charges-type proposés par l'Association des bibliothécaires départementaux : pour un réseau et pour une bibliothèque
- Envoi du cahier des charges à plusieurs fournisseurs
- Ne pas hésiter à demander aux prestataires de venir présenter leur solution à la bibliothèque.
Dépouiller et comparer les offres :
Plus le cahier des charges sera détaillé, plus la grille de dépouillement des offres sera facile à réaliser.
Bien prendre en compte les coûts de fonctionnement éventuels (hébergement de la base, maintenance) et se renseigner sur les modalités de mises à jour du logiciel.
Le SIGB retenu devra impérativement être compatible avec 2 normes d’échange de données bibliographiques :
- La norme Unimarc ISO 2709 (pour la récupération des notices bibliographiques)
- La recommandation 995 sur les échanges de données des exemplaires (pour l'intégration des notices de la MD82 dans le catalogue de la bibliothèque)
Penser aux capacités d’évolution d’un produit (modules complémentaires, interfaçage avec un portail web...)
Mettre en œuvre la solution :
- Faire valider le choix par le conseil municipal ou intercommunal.
- Procéder à l'installation du matériel et du logiciel (par les fournisseurs ou par l'équipe en cas de solution libre) avec la mise en œuvre des paramétrages.
- Se former au logiciel.
- Cataloguer et exemplariser les documents du fonds : l'importation de notices via Internet (par Moccam, le réservoir Z3950 du logiciel, le portail de la MD82 ou le catalogue de la BNF) fait gagner un temps précieux et minimise les risques d'erreurs.
- Créer les lecteurs dans la base.
- Ne pas oublier de tester le logiciel et ses différents modules !
Logiciel gratuit ? Libre ? Ou logiciel propriétaire ? Full-Web ou non ?
Quel type de logiciel ? Gratuit ? Libre ? Ou logiciel propriétaire ? Full-Web ou non ?
Chaque solution présente des avantages et des inconvénients, qu'il faut bien analyser en amont.
Logiciel libre => logiciel dont le code source (= programmes) est accessible à tous. Solution qui peut être installée, utilisée et modifiée par tous.
- pas de coût de licence à prévoir.
- Pour l'installation, la formation, la maintenance..., deux possibilités : se débrouiller par soi-même ou faire appel à un prestataire payant.
Un logiciel gratuit n'est pas forcément libre (le code source n'est pas forcément disponible et peut dépendre d'une personne ou d'une société, c'est ce qu'on appelle un logiciel propriétaire).
Un logiciel en full-web => logiciel accessible via une adresse Internet (l'accès à cette solution nécessite donc un accès Internet), contrairement à un logiciel installé sur une machine en local. Les principaux avantages du full-web (répandu chez la quasi totalité des éditeurs actuels) sont : le côté nomade (accessible depuis une simple connexion Internet), la sauvegarde des données assurée par l'hébergeur, et l'absence d'installation à prévoir sur l'ordinateur de gestion.
Les étapes de l'informatisation sont évidemment différentes si vous optez pour un logiciel gratuit/libre ou pour une solution payante :
- la formation, en cas de solution gratuite, se limitera à des tutoriels en ligne, alors qu'une solution payante prévoira un temps de formation dispensé par le prestataire ;
- l'installation et les paramétrages du matériel et du logiciel seront à réaliser seuls en cas de logiciel gratuit, ou accompagnés par un prestataire avec une solution payante.
- Un logiciel libre permet une adaptation et des évolutions 'maison' si vous disposez de compétences suffisantes en informatique, alors qu'une solution propriétaire nécessitera une demande de développement auprès du prestataire, qui, à tout moment, peut décider de cesser le suivi de son logiciel.
En résumé, une solution gratuite minimise les coûts mais nécessite des compétences en informatique à ne pas négliger.
Répertoire des fournisseurs de solutions de gestion de bibliothèque.
END FAQ
Avertissement.
La médiathèque départementale de Tarn-et-Garonne se tient à votre disposition pour vous accompagner dans votre démarche d'informatisation par le bais de conseils, aide à la méthodologie, mise à disposition de fiches pratiques (de type cahier des charges-type, etc.), mais en aucun cas elle ne se substituera aux prestataires de logiciels métier pour toutes les questions de formation au logiciel, d'assistance à l'utilisation, diagnostic de panne, installation technique (concernant le matériel et le logiciel).
Pensez également à vous rapprocher du service informatique de votre tutelle, qui peut être une aide précieuse pour la partie technique.
La check-list.
Toutes les questions que vous vous posez, y compris celles que vous ne vous posez pas...
- Combien de temps dure une informatisation ?
Entre 3 et 6 mois selon la taille de la bibliothèque et le projet
- A partir de combien de documents dans le fonds de la bibliothèque l'informatisation est-elle conseillée ?
Il est conseillé d'informatiser une bibliothèque qui propose un fonds à partir de 3000 documents (fonds renouvelé régulièrement), qui réalise suffisamment de prêts (à partir de 4000 par an), et qui dispose d'un budget d'acquisition annuel stable et cohérent.
- A qui m'adresser si j'ai une panne de logiciel ?
Prestataire du logiciel (>> problème des solutions gratuites qui ne bénéficient pas de service de maintenance)
- L'informatisation fait-elle gagner du temps ?
Par rapport à une gestion manuelle de la bibliothèque (transactions, recherches bibliographiques, statistiques...) l'informatique fait gagner à coup sûr beaucoup de temps. Il faut néanmoins prendre en compte un temps incompressible ainsi qu'un investissement humain et financier non négligeable lors de la phase d'informatisation (formation, paramétrages, prise en main de l'outil, et récupération du fonds). A noter que ce temps « perdu » sera grandement récupéré par la suite.